Nowe regulacje wymuszające e-faktury w całej Unii Europejskiej zobowiązują firmy do zwrócenia szczególnej uwagi na bezpieczne przechowywanie dokumentacji elektronicznej. W tym wpisie postaramy się pokazać dlaczego profesjonalna archiwizacja poczty elektronicznej staje się kluczowym elementem infrastruktury IT w przedsiębiorstwach i pokażemy, że MailStore Server jest doskonałym narzędziem, które pomoże spełnić wprowadzane regulacje.
Nowa era fakturowania elektronicznego
Od 1 stycznia 2025 roku firmy prowadzące działalność w Niemczech będą zobowiązane do przyjmowania e-faktur, a do 2028 roku elektroniczne fakturowanie stanie się obowiązkowe dla wszystkich podmiotów w sektorze B2B. Podobne regulacje wprowadzają również inne kraje członkowskie UE, w tym Polska. Jest to część szerszej inicjatywy Komisji Europejskiej znanej jako ViDA (VAT in the Digital Age), mającej na celu optymalizację procesów podatkowych.
Dlaczego archiwizacja jest tak istotna?
E-faktury mogą być przesyłane na dwa sposoby: automatycznie przez system ERP lub jako załącznik do wiadomości e-mail (np. w formacie ZUGFeRD). W obu przypadkach kluczowe jest zapewnienie odpowiedniej ochrony tych danych przed:
- Utratą dokumentów
- Nieautoryzowanymi modyfikacjami
- Problemami z dostępnością
Profesjonalne rozwiązania archiwizacyjne
Wdrożenie profesjonalnego systemu archiwizacji poczty elektronicznej oferuje szereg istotnych korzyści:
Bezpieczeństwo danych
System archiwizacji kopiuje wiadomości i załączniki do niezależnego archiwum jeszcze przed ich pojawieniem się w skrzynkach odbiorczych użytkowników. Zapewnia to ochronę przed przypadkowym lub celowym usunięciem dokumentów.
Integralność dokumentów
Przechowywane w archiwum wiadomości są szyfrowane, co uniemożliwia manipulację danymi. Jest to szczególnie istotne w kontekście dokumentów finansowych, które muszą zachować swoją pierwotną formę.
Niezawodność dostępu
Archiwum działa niezależnie od platformy, co oznacza, że dokumenty pozostają dostępne nawet w przypadku awarii skrzynek pocztowych lub całych serwerów pocztowych. Jest to kluczowe w sytuacjach awaryjnych lub w przypadku cyberataków.
Wnioski dla przedsiębiorców
Wprowadzenie obowiązkowych e-faktur wymaga od firm podjęcia odpowiednich kroków przygotowawczych już teraz. Oprócz dostosowania się do nowych formatów dokumentów, kluczowe jest zapewnienie bezpiecznego systemu przechowywania i zarządzania dokumentacją elektroniczną. MailStore Server, jako profesjonalne rozwiązanie do archiwizacji poczty elektronicznej oraz dokumentów (takich jak e-faktury), nie jest już tylko opcją – staje się niezbędnym narzędziem w prowadzeniu nowoczesnego biznesu. Pozwala ono nie tylko spełnić wymogi prawne, ale również znacząco zwiększyć bezpieczeństwo i efektywność zarządzania dokumentacją w firmie.
Pamiętajmy, że czas na dostosowanie się do nowych regulacji szybko mija.
Zachęcamy do zapoznania się z informacjami na temat MailStore Servera na naszej dedykowanej stronie. W przypadku dodatkowych pytań, zapraszamy do kontaktu.