W dzisiejszym cyfrowym świecie poczta elektroniczna stanowi jeden z najcenniejszych zasobów informacyjnych przedsiębiorstw. Zgodnie z przewidywaniami analityków w 2025 roku liczba wysyłanych i odbieranych wiadomości e-mail ma wzrosnąć do ponad 376,4 mld dziennie. Wiadomości te zawierają krytyczne dla biznesu informacje, takie jak umowy, faktury czy zamówienia. Utrata dostępu do tych danych może nie tylko zakłócić działalność operacyjną, ale również zagrozić reputacji firmy lub nawet jej istnieniu. W obliczu rosnących wymagań regulacyjnych, takich jak dyrektywa NIS2, profesjonalne rozwiązanie do archiwizacji poczty elektronicznej staje się niezbędnym elementem strategii bezpieczeństwa każdej organizacji.
Dlaczego archiwizacja poczty jest kluczowa dla bezpieczeństwa danych
Archiwizacja poczty elektronicznej to znacznie więcej niż zwykłe przechowywanie wiadomości. To kompleksowy proces, który zapewnia długoterminowe zabezpieczenie, nienaruszalność i dostępność całej korespondencji firmowej. W przeciwieństwie do tradycyjnych kopii zapasowych, które przechowują dane z konkretnego momentu w czasie, profesjonalne rozwiązanie archiwizacyjne, takie jak MailStore Server, tworzy dokładne kopie 1:1 wszystkich wiadomości w centralnie zarządzanym repozytorium.
Warto podkreślić istotną różnicę między kopią zapasową, a archiwizacją. Kopie zapasowe przechowują firmowe dane z momentu, w którym zostały zabezpieczone, co oznacza, że zmiany dokonane po utworzeniu backupu nie są rejestrowane. Archiwizacja natomiast zapewnia ciągłe i długoterminowe przechowywanie wiadomości w ich oryginalnym stanie. Dzięki temu, nawet w przypadku awarii serwera pocztowego, pracownicy mogą nadal uzyskać dostęp do wysłanych i otrzymanych wcześniej e-maili.
Archiwizacja jako element cyberodporności
W erze nasilających się zagrożeń cybernetycznych, utrata dostępu do krytycznych danych biznesowych może mieć katastrofalne skutki. Profesjonalne rozwiązanie archiwizacyjne, takie jak MailStore Server, stanowi istotny element strategii cyberodporności organizacji. Niezależne archiwum poczty elektronicznej może pomóc w zachowaniu krytycznych dla biznesu wiadomości i uprościć ich odzyskiwanie, niezależnie od stanu głównego serwera pocztowego.
NIS2 i nowe wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych
Dyrektywa NIS2 to aktualizacja pierwszej dyrektywy NIS, wprowadzonej w 2016 roku. Jej głównym celem jest zwiększenie odporności europejskich sieci i systemów informatycznych na cyberzagrożenia, poprzez wzmocnienie współpracy między państwami członkowskimi UE oraz sektorami publicznym i prywatnym.
Dyrektywa nakłada na organizacje obowiązek wdrożenia zaawansowanych środków technicznych i organizacyjnych, mających na celu minimalizację ryzyka cyberataków i zapewnienie ciągłości działania w przypadku incydentów. Ponadto, wprowadza bardziej rygorystyczne wymogi dotyczące raportowania incydentów bezpieczeństwa – organizacje muszą zgłaszać poważne incydenty właściwym organom w ciągu 24 godzin od ich wykrycia.
Państwa członkowskie UE muszą zakończyć wdrażanie dyrektywy NIS2 do 17 października 2024 roku, co oznacza, że organizacje powinny już spełniać te nowe wymagania.
Jak MailStore Server pomaga w spełnieniu wymagań NIS2
MailStore Server oferuje funkcje, które bezpośrednio odpowiadają na wymagania dyrektywy NIS2 w zakresie ochrony danych i ciągłości działania:
- Zapewnienie ciągłości dostępu do danych – archiwizacja poczty elektronicznej zapewnia stały dostęp do e-maili, niezależnie od stanu głównego serwera pocztowego
- Ochrona przed nieuprawnioną modyfikacją – MailStore Server stosuje kryptograficzne zabezpieczenia (hashe SHA i szyfrowanie AES-256), które uniemożliwiają modyfikację zarchiwizowanych wiadomości
- Ułatwione raportowanie incydentów – w przypadku incydentu bezpieczeństwa, zarchiwizowane wiadomości mogą być szybko przeszukane i odzyskane, co usprawnia proces raportowania
Kluczowe funkcje MailStore Server
Zintegrowana technologia przechowywania z bazą danych Firebird 4
MailStore Server wykorzystuje zintegrowaną i skalowalną technologię przechowywania danych, która nie wymaga zewnętrznej bazy danych SQL. Od wersji 24.2 MailStore wykorzystuje bazę danych Firebird 4, co zapewnia lepszą wydajność i niezawodność.
Warto zauważyć, że wersja 25.1 (dostępna od stycznia 2025) wymaga aktualizacji wszystkich baz danych do Firebird 4. Zaleca się więc instalację MailStore wersji 24.4, która umożliwia aktualizację baz danych do Firebird 4 i korzystanie z najnowszych funkcji oprogramowania.
Deduplikacja i kompresja danych
Jedna z najważniejszych zalet MailStore Server to zastosowanie technologii deduplikacji i kompresji, które pozwalają zaoszczędzić nawet do 70% przestrzeni dyskowej. Deduplikacja eliminuje powtarzające się dane, zapewniając, że identyczne załączniki lub wiadomości są przechowywane tylko raz w archiwum. Jest to szczególnie istotne w przypadku korespondencji firmowej, gdzie często te same dokumenty są przesyłane do wielu odbiorców.
Dzięki deduplikacji organizacje mogą znacząco zredukować koszty związane z przechowywaniem danych, jednocześnie poprawiając wydajność systemów archiwizacyjnych.
Ochrona przed kasowaniem i modyfikowaniem treści
MailStore Server zapewnia kompleksową ochronę przed nieuprawnioną modyfikacją lub usunięciem zarchiwizowanych wiadomości. System wykorzystuje hashe SHA i stosuje szyfrowanie AES-256 do treści e-maili i załączników, co gwarantuje, że dane nie mogą być zmienione po zarchiwizowaniu.
Dodatkowo, MailStore oferuje funkcję Legal Hold, która – gdy jest włączona – uniemożliwia usunięcie jakichkolwiek wiadomości z archiwum, niezależnie od uprawnień posiadanych przez użytkowników i polityk retencji. Jest to szczególnie istotne w przypadku postępowań prawnych lub audytów.
Zgodność z RODO
MailStore Server pomaga organizacjom w spełnieniu wymagań Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO). Oprogramowanie umożliwia definiowanie zaawansowanych polityk przechowywania, które mogą pomóc w spełnieniu wymogów RODO dotyczących przetwarzania danych osobowych.
W przypadku, gdy klient lub były pracownik powoła się na art. 17 RODO, żądając natychmiastowego usunięcia maili, dzięki MailStore wiadomości mogą zostać szybko znalezione i skasowane zgodnie z wymogami prawnym.
Łatwość dostępu i interfejs w języku polskim
MailStore Server oferuje różnorodne metody dostępu do zarchiwizowanych wiadomości:
- Wtyczka do Microsoft Outlook – pozwala na bezpośredni dostęp do archiwum z poziomu klienta pocztowego
- MailStore Web Access – dostęp przez przeglądarkę internetową
- MailStore Mobile Web Access – zoptymalizowany dostęp dla urządzeń mobilnych
- MailStore IMAP Server – pozwala na integrację archiwum jako skrzynki do odczytu z dowolnym klientem pocztowym IMAP
Co istotne, interfejs MailStore jest dostępny w języku polskim, co znacznie ułatwia wdrożenie i codzienne korzystanie z oprogramowania przez polskich użytkowników.
Korzyści z wdrożenia MailStore Server
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
MailStore Server pomaga organizacjom w spełnieniu wymogów regulacyjnych dotyczących przechowywania danych, jednocześnie chroniąc krytyczne informacje biznesowe przed utratą czy nieautoryzowanym dostępem. Dzięki zaawansowanym mechanizmom zabezpieczeń, takim jak szyfrowanie i podpisy kryptograficzne, organizacje mogą być pewne, że ich dane są chronione zgodnie z najwyższymi standardami.
Oszczędność zasobów
Dzięki deduplikacji i kompresji, MailStore Server pozwala znacząco zmniejszyć ilość miejsca potrzebnego do przechowywania wiadomości e-mail. Dodatkowo, archiwizacja starszych wiadomości pozwala odciążyć główny serwer pocztowy, co przekłada się na jego lepszą wydajność i krótsze czasy tworzenia i ewentualnego odtwarzania kopii zapasowych.
Łatwiejsze zarządzanie informacją
MailStore Server oferuje zaawansowane funkcje wyszukiwania pełnotekstowego (włącznie z załącznikami), co pozwala szybko odnaleźć potrzebne informacje w archiwum. Jest to szczególnie istotne w przypadku postępowań prawnych, audytów czy odpowiedzi na żądania klientów związane z RODO.
Podsumowanie
W obliczu rosnących wymagań regulacyjnych, takich jak dyrektywa NIS2 oraz stale zwiększającej się ilości korespondencji elektronicznej, profesjonalne rozwiązanie do archiwizacji poczty staje się nieodzownym elementem infrastruktury IT każdej organizacji. MailStore Server, dzięki zaawansowanym funkcjom bezpieczeństwa, mechanizmom deduplikacji i łatwości użytkowania, oferuje kompleksowe rozwiązanie, które nie tylko pomaga spełnić wymogi prawne, ale również zwiększa odporność organizacji na cyberataki i awarie techniczne.
Inwestycja w MailStore Server to nie tylko krok w kierunku zwiększenia bezpieczeństwa danych, ale również sposób na optymalizację kosztów przechowywania i zarządzania pocztą elektroniczną. Z ponad 100 000 organizacji korzystających z tego rozwiązania w 100 krajach, MailStore Server udowadnia swoją skuteczność i niezawodność na globalnym rynku.
Nie czekaj na awarię czy cyberatak – już teraz zabezpiecz swoją komunikację elektroniczną i zapewnij swojej organizacji spokój ducha w erze rosnących cyberzagrożeń i coraz bardziej restrykcyjnych wymogów prawnych.